En utilisant une représentation visuelle des tâches et de leurs progrès, les conseils de Kanban aident les avocats à garder une trace de leur charge de travail et à rester au courant du travail client. Explorons comment Kanban Boards rationalise les flux de travail juridiques, identifions les goulots d’étranglement, géré les délais et faciliter le travail d’équipe.
Qu’est-ce qu’une planche kanban
Une planche Kanban est un outil visuel qui suit la progression des tâches à travers différentes étapes. Une simple planche Kanban pourrait avoir des colonnes étiquetées «à faire», «faire» et «terminé». Les tâches sont représentées par des «cartes» qui passent d’une colonne à l’autre à mesure qu’elles progressent. Cette configuration simple crée un aperçu du statut de chaque tâche et aide à garantir que toutes les tâches sont prises en compte.
L’idée de «simple» est la clé. En effet, avant de «parler de la technologie», sachez que Kanban Boards Long est antérieure aux ordinateurs, aux smartphones et au Web. Votre premier conseil d’administration de Kanban n’a pas besoin d’avoir une application ou un abonnement mensuel. Un tableau blanc, des marqueurs d’effacement à sec et des notes de post-it pourraient être votre point de départ. Il aura moins de fonctionnalités, mais les fondamentaux fonctionnent de la même manière.
Les conseils Kanban peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins d’une pratique ou des domaines de pratique au sein d’une entreprise. Une carte de base peut inclure des colonnes pour «l’admission», «collecte d’informations», «rédaction», «examen» et «terminé». En déplaçant les tâches à travers ces colonnes, les avocats peuvent suivre les progrès de chaque question.
Une partie de la beauté de la simplicité de Kanban est que les tâches pourraient se déplacer à gauche ou à droite à travers les colonnes. Par exemple, un document peut parcourir «rédaction» et «réviser», voire «collecte d’informations», «rédaction» et «réviser» plusieurs fois avant d’être «terminé».
Applications pratiques
Les conseils de Kanban mettent également en évidence des goulots d’étranglement du flux de travail. Si les tâches s’accumulent dans une colonne particulière, cela peut indiquer un problème qui mérite d’être résolu. Par exemple, si les tâches languissent dans la colonne «Review», vous avez peut-être besoin de plus de ressources pour réviser les documents ou devez réexaminer le processus de révision lui-même. En identifiant les goulots d’étranglement, vous faites les premiers pas pour les résoudre.
Les conseils de Kanban gèrent également les délais et les priorités. Vous pouvez affecter les tâches d’échéance et le codage couleur pour indiquer leur priorité. Par exemple, les tâches de grande priorité peuvent être marquées dans des tâches rouges, de priorité moyenne dans les tâches jaunes et à faible priorité en vert. De même, certains systèmes prennent en charge le codage couleur pour le vieillissement, ce qui signifie combien de temps une tâche «réside» dans une colonne. Ces indices visuels aident les avocats à rester au sommet de leur charge de travail et à ne pas négliger les engagements.
Collaboration et personnalisation
Les conseils de Kanban aident également le travail d’équipe et la collaboration. Un tableau Kanban partagé permet à chacun de voir le statut des tâches et qui est responsable de chacun. Par exemple, un membre de l’équipe peut se voir attribuer une tâche dans la colonne «rédaction», tandis qu’un autre est responsable d’une tâche dans la colonne «Review». En définissant clairement les responsabilités et en suivant les progrès du conseil d’administration, les équipes travaillent ensemble plus efficacement.
De plus, vous pouvez personnaliser les planches Kanban pour s’adapter à votre pratique juridique unique. Créez des cartes séparées pour différents types de cas ou de projets, avec des colonnes et des tâches adaptées à vos workflows. Par exemple, un comité de planification successorale peut inclure des colonnes pour «consultation initiale», «rédaction de documents», «examen des clients» et «exécution», tandis qu’un comité de litige pourrait avoir des colonnes pour «plaidoiries initiales», «découverte», «motions» et «préparation du procès». La flexibilité vous permet de créer un système qui fonctionne bien pour votre pratique.
Les fournisseurs de logiciels Kanban vont des programmes «Kanban First» (par exemple, Trello) aux logiciels de gestion des tâches traditionnels dans les «vues Kanban» (par exemple, tabogue). C’est un marché concurrentiel et chaque programme offre des fonctionnalités et des intégrations uniques. Les options populaires incluent Asana, Microsoft Planner, Monday, Todoist, Teamwork et Trello. Beaucoup de ces outils offrent des essais gratuits pour les tester avant de vous engager. Choisissez un outil qui s’intègre à votre pile technologique existante.
Pour ceux qui testent les eaux, des options comme le niveau gratuit de Todoist ou le planificateur Microsoft, inclus avec de nombreux plans Microsoft 365, servent de bons points de départ. Ils fournissent des fonctionnalités de base pour la création et la gestion des conseils de Kanban. Lorsque vous devenez plus à l’aise avec le système, explorez leurs fonctionnalités avancées et leurs intégrations avec d’autres outils. Ou réalisez qu’ils manquent d’une fonction «Must Have» souhaitée, ce qui rétrécit les programmes à essayer ensuite.
Conclusion
Avec leur représentation visuelle des tâches, la gestion des délais et la facilitation du travail d’équipe Kanban Boards améliorent l’efficacité et l’organisation de votre cabinet d’avocats. L’incorporer des planches kanban dans votre pratique peut aider à garantir que rien ne tombe à travers les mailles du filet. Visitez notre page System Healthy pour en savoir plus sur la façon dont les grandes entreprises sont construites sur de grands processus.
Dernière mise à jour le 28 février 2025
