La plupart des avocats s’inquiètent de la bonne gestion de l’argent de leurs clients. Non seulement la mauvaise gestion des fonds des comptes en fiducie figure parmi les principales sources de mesures disciplinaires du barreau, mais la préoccupation est plus aiguë parmi les avocats travaillant seuls et dans les petits cabinets. Souvent, les petites entreprises ne disposent pas du personnel comptable, de la structure et des logiciels de leurs concurrents plus importants et sont souvent moins capables de résister à un accident financier.
La meilleure façon pour une petite entreprise de surmonter ces obstacles est d’adopter une solution intégrée et conviviale où les informations importantes et les données comptables coexistent dans un seul produit logiciel.
CosmoLex vous aide à suivre les règles
Les avocats plaisantent souvent en disant qu’ils ont fréquenté une école de droit plutôt qu’une école de commerce parce qu’ils détestent les mathématiques. Malheureusement, toute entreprise implique des mathématiques, et la blague pourrait bien avoir le dernier mot. Les cabinets d’avocats sont confrontés à deux types de comptabilité : la comptabilité générale des entreprises et la comptabilité fiduciaire des clients (également appelée IOLTA). Et les règles et réglementations pour les deux sont complètement différentes. De nombreux comptables et teneurs de livres eux-mêmes ne connaissent pas les concepts et les exigences de conformité spécifiques à l’IOLTA.
Un bon logiciel de comptabilité en fiducie vous évite de commettre des erreurs. De la même manière que les logiciels de gestion des cabinets d’avocats (LPMS) comprennent le concept de « sujet » (c’est-à-dire les contacts plus les rendez-vous plus les documents, les entrées de temps, les dépenses, les notes, etc.) d’une manière qu’Outlook et Gmail ne comprennent pas, Les outils de comptabilité spécifiques comprennent les exigences de l’IOLTA d’une manière que les progiciels de comptabilité générale d’entreprise ne comprennent pas.
Ces compréhensions respectives se renforcent mutuellement dans CosmoLex, qui combine la gestion des affaires et la comptabilité dans un seul produit. Une source unique de vérité permet d’éviter plus facilement les pièges de la comptabilité fiduciaire tels que les fonds mélangés, les découverts IOLTA, les numéros de chèque en double et d’autres erreurs courantes.
CosmoLex contribue à rendre la comptabilité fiduciaire sans papier et sans douleur
La comptabilité manuelle prend du temps et est sujette aux erreurs. Que vous utilisiez un logiciel cloisonné, une série de feuilles de calcul Excel ou même des livres de grand livre papier, CosmoLex représente un formidable pas en avant en termes de précision, d’efficacité et de sécurité.
Une affaire peut comporter de nombreux éléments mobiles impliquant un compte en fiducie. Une seule activité peut avoir un impact sur la facturation, la confiance et les comptes d’exploitation des clients. Par exemple, l’entreprise facture le client (facturation client), puis décaisse des fonds en fiducie pour payer la facture (compte en fiducie) et transfère les fonds gagnés pour son utilisation (compte d’exploitation). Enregistrer correctement cette série d’événements dans plusieurs systèmes papier ou électroniques déconnectés consomme non seulement du temps qu’il serait préférable de consacrer ailleurs, mais cela risque également d’entraîner des inexactitudes comptables qui deviennent plus difficiles à trouver et à corriger à mesure qu’elles persistent.
Avec CosmoLex, vous pouvez :
Gérez sans effort les grands livres d’un seul client ou plusieurs comptes en fiducie avec des grands livres séparés pour les comptes en fiducie et les comptes d’exploitation ; Appliquez facilement des fonds fiduciaires à des factures individuelles ou groupées, y compris des transferts automatiques des comptes fiduciaires vers les comptes généraux, et générez des chèques de décaissement directement à partir du système ; et Gérez et décaissez efficacement les réclamations de privilèges de tiers, importez des relevés bancaires électroniques et rapprochez automatiquement vos livres pour gagner du temps et réduire les erreurs.
La solution intégrée de CosmoLex relie l’activité du dossier et le suivi du temps, la facturation et les comptes clients. Toutes les données pertinentes sont toujours à portée de main. Ce lien réduit le risque d’erreurs et d’omissions. Cela permet également de gagner du temps qui pourrait autrement être consacré à rechercher et à corriger les écarts entre un LPMS et un programme de comptabilité synchronisé, sans parler des feuilles de calcul ou des livres de grand livre.
CosmoLex vous aide à vous réconcilier avec une bonne comptabilité de confiance
L’organe directeur de votre juridiction a probablement des règles concernant les exigences en matière de déclaration des comptes en fiducie. Plus la comptabilité et la surveillance de vos comptes en fiducie sont manuelles, décousues et peu fréquentes, plus les rapports requis seront longs et pénibles.
Dans de nombreuses juridictions, vos registres comptables et vos relevés bancaires doivent quotidiennement correspondre au centime près. En tant qu’avocats, nous avons la responsabilité fiduciaire de gérer les fonds des clients de manière responsable, ce qui inclut la capacité de nous conformer en temps opportun aux réglementations de suivi et de déclaration de l’IOLTA.
CosmoLex effectue des rapports de rapprochement à trois volets en un seul clic et fournit un ensemble complet de rapports financiers et de tenue de registres de confiance pour garantir la conformité et la transparence.
En utilisant CosmoLex, une solution intégrée spécialement conçue, vous restez continuellement informé de l’état de votre compte IOLTA, éliminant ainsi l’incertitude, le stress et la perte de temps qui pourraient autrement résulter de semaines ou de mois de rapprochements de comptes en fiducie laxistes.
Démarrez avec CosmoLex et facilitez une bonne tenue de livres
La solution LPMS de CosmoLex avec comptabilité intégrée offre trois fonctionnalités principales interconnectées pour garantir votre conformité :
Des garanties intégrées pour éviter les erreurs et les faux pas au sein de l’entreprise ; Rapprochement automatisé des comptes bancaires pour garantir la correspondance entre l’entreprise et la banque ; et des rapports complets pour connaître la santé de l’entreprise et répondre aux besoins de conformité.
La comptabilité fiduciaire avec CosmoLex est parfaitement intégrée au logiciel juridique, fonctionnant parallèlement aux fonctions de gestion du cabinet d’avocats, de facturation et de comptabilité générale.
CosmoLex garantit que la comptabilité fiduciaire de votre cabinet d’avocats est gérée automatiquement, en temps réel et en arrière-plan. Avec CosmoLex, la comptabilité en fiducie devient un processus rationalisé et fiable, permettant à votre cabinet de se concentrer davantage sur la pratique juridique et moins sur l’administration financière. Découvrez les outils de comptabilité fiduciaire de CosmoLex et ses autres fonctionnalités LPMS puissantes en visitant leur site Web.
Dernière mise à jour le 23 août 2024
