De nombreux services juridiques et cabinets d’avocats d’entreprise sont allés «tous» sur des accords alternatifs, tandis que d’autres ont choisi de ne pas les adopter du tout. Après plus d’une décennie dans une utilisation courante, seulement une moyenne de 23% des travaux juridiques est effectuée en vertu d’une AFA malgré une grande reconnaissance de leurs avantages. Pourquoi ce fossé existe-t-il? Il ne s’agit pas seulement du risque financier mais aussi de l’exécution.
Le plus grand obstacle au succès de l’AFA: sur-complication
Le principal avantage de la mise en œuvre d’AFAS dans les opérations juridiques est qu’elle simplifie la facturation juridique en passant l’attention des heures travaillées à la valeur livrée. Cependant, de nombreuses organisations introduisent involontairement des complexités qui diminuent leur efficacité.
Une erreur courante consiste à superposer la surveillance traditionnelle de facturation sur un modèle AFA. Les services juridiques ajoutent souvent des exigences qui rendent plus difficile pour les cabinets d’avocats d’exécuter efficacement les AFA. Par exemple, lorsque les services juridiques s’attendent à la conformité aux directives de facturation horaires et aux rapports approfondis, il contribue à la complexité des AFA et crée des charges administratives supplémentaires pour les conseils externes. Demander qu’une entreprise fournit des pannes horaires tout en adhérant à un modèle fixe sape l’efficacité et peut rendre les AFA peu attrayants.
Dans cet esprit, explorons comment les départements peuvent faire de l’AFAS un gagnant-gagnant pour tout le monde.
Quatre piliers essentiels d’un AFA réussi
Pour obtenir les meilleurs résultats des AFAS, les services juridiques et les entreprises devraient se concentrer sur quatre piliers clés lors de la négociation des conditions.
1. Efficacité
L’AFAS devrait réduire les travaux administratifs, et non l’augmenter. Si une équipe juridique nécessite le même niveau de surveillance que la facturation horaire traditionnelle, ou peut-être encore plus, elle nie les gains d’efficacité qui rendent les AFA attrayants pour les deux parties. Économiser du temps sur l’examen des factures en matière de matière et le budget continu et les mises à jour de prévision sont également des raisons de valeur à la valeur de tirer parti des AFA. Pour rationaliser l’approche, concentrez le succès des AFA sur la valeur et non les éléments de ligne. Le résultat souhaité est-il pour éviter le procès? L’entreprise vous a-t-elle obtenu un montant de règlement moyen inférieur à l’entreprise? Dans l’affirmative, le coût devrait refléter la valeur de ce résultat. Le nombre d’heures travaillées et s’ils sont facturés à un taux convenu ne devraient pas avoir d’importance et diminuer le but de l’utilisation d’AFAS.
2. Prévisibilité
Les AFA créent une prévisibilité, qui peut à leur tour prévoir les coûts juridiques plus précisément. Avec des tarifs plats ou fixes, vous savez dès le départ de ce que vous allez dépenser. Pour les travaux de portefeuille, lorsqu’une nouvelle affaire arrive, vous savez ce que cela coûtera et aurait déjà inclus cela dans le budget. La réduction de la volatilité et de la conjecture peut aider les services juridiques à mieux allouer les budgets, à planifier les dépenses futures et à négocier des conditions favorables avec des conseils externes.
3. Économies de coûts
Les économies de coûts sont un moteur clé derrière le passage à l’utilisation des AFA, mais les économies ne peuvent pas se faire au détriment de l’efficacité. Une hyperfocus sur la réduction des coûts de chaque affaire peut conduire à des structures de frais restrictives qui découragent les cabinets d’avocats de prendre des travaux parce que le coût administratif de l’adhérence à l’AFA l’emportera probablement sur le bénéfice de l’arrangement. Pour que les AFA réussissent, un certain niveau de risque doit être présent à la fois pour le cabinet d’avocats et le service juridique des entreprises. Les services juridiques et les conseils extérieurs doivent travailler ensemble pour équilibrer le contrôle financier et la flexibilité opérationnelle pour que les AFA réussissent.
4. Relations et alignement stratégique
Au-delà de l’efficacité, de la prévisibilité et des économies de coûts, le succès d’une AFA dépend également de la qualité de la relation entre le service juridique des entreprises et le cabinet d’avocats.
L’AFAS doit être fondée sur un partenariat stratégique basé sur la confiance, la transparence et les objectifs commerciaux partagés. Les organisations mettant en œuvre AFAS reconnaissent avec succès que les structures de tarification devraient s’aligner sur des objectifs juridiques et commerciaux plus larges. Si la réduction des dépenses des litiges est un objectif commercial, créez des AFA en phase axés sur les incitations pour le cabinet d’avocats à régler les questions plus tôt, reconnaissant qu’un coût plus élevé pour régler l’affaire plus tôt réalise toujours des économies à long terme et préserve également la réputation commerciale – une autre valeur ajoutée. Si une entreprise cherche à accroître la part de marché, la création d’un accord de frais de niveau de portefeuille avec une seule entreprise pour un examen efficace des contrats accélérera non seulement les délais de redressement, mais économisera également des travaux administratifs pour produire et examiner un volume élevé de factures pour les services juridiques et les cabinets d’avocats.
Les AFAS les plus efficaces intègrent une communication ouverte, des attentes claires et une compréhension partagée du risque et de la récompense. Lorsque les deux parties abordent l’AFAS comme un effort de collaboration plutôt que comme un exercice de réduction des coûts, ils créent un modèle durable qui profite à toutes les personnes impliquées.
Le rôle de l’IA générative
De nombreuses discussions existent sur la façon dont l’IA générative pourrait catalyser l’industrie juridique pour s’éloigner de l’heure facturable, mais il est trop tôt pour dire si cela se produira. La plupart des structures et processus des services juridiques et des services juridiques restent fermement construits autour d’heures facturables. En outre, les entreprises et les services juridiques testent toujours des cas d’utilisation générative de l’IA, et de nombreux cabinets d’avocats apprennent toujours et décident comment absorber les coûts associés à la mise en œuvre générative de l’IA.
L’IA générative peut aider à rendre l’engagement entre les cabinets d’avocats et les services juridiques plus efficace, productif et communicatif – en démarrant la phase de «demande de proposition». Par exemple, l’IA génératrice peut examiner de grands ensembles de données pour déterminer les coûts, les budgets et les attentes des résultats pour les tâches reproductibles ou certains types de matières, qui peuvent tous définir des attentes claires depuis le début en fonction de la facturation et des performances passées. Les services juridiques d’entreprise peuvent utiliser une IA générative pour aider à créer les DP et à examiner les réponses, tandis que les entreprises peuvent utiliser l’IA dans leur examen et leur réponse.
Ce que l’IA génératrice ne peut pas faire, c’est remplacer les personnes dans «les personnes, les processus et la technologie». Cela n’annule pas la nécessité d’une communication transparente et franc sur les attentes, les objectifs et les valeurs. Au lieu de cela, une IA générative intégrée dans les technologies juridiques existantes peut surveiller les questions de l’admission grâce à l’exécution et à l’examen. Il peut choisir les inefficacités et déclencher des conversations précieuses sur la gestion efficace des questions et le respect de la bonne voie pour fournir des résultats optimaux.
Le chemin à terme: faire fonctionner AFAS
Pour que les AFA tiennent leur promesse, les organisations doivent aller au-delà d’un état d’esprit des économies et adopter une approche entièrement stratégique. Plutôt que de se concentrer uniquement sur la réduction des dépenses juridiques, les services juridiques et les entreprises doivent utiliser les AFA pour:
Rationalisez les processus administratifs. Améliorer la prévisibilité du budget. Alignez le travail juridique avec les objectifs commerciaux. Faire des relations plus fortes et plus collaboratives.
En traitant les AFA non seulement comme un mécanisme de tarification, mais comme un cadre de partenariat, les équipes juridiques et les cabinets d’avocats peuvent aller au-delà des inefficacités et une mauvaise perception de la facturation horaire et créer une approche plus durable et axée sur la valeur du travail juridique. Cette approche nécessitera sans aucun doute un passage culturel des services juridiques et des cabinets d’avocats, mais les services juridiques sont en position de premier plan pour accroître la communication et sensibiliser le désir de déplacer le cadre des prix.
L’augmentation des communications et l’adoption du changement permettra à l’AFAS de s’épanouir, entraînant une plus grande efficacité, une prévisibilité et un alignement stratégique. Lorsque ces choses se réunissent, les équipes internes et les conseils extérieurs peuvent concentrer leur temps principalement sur les résultats sur les processus.
Jennifer McIver est la directrice des opérations juridiques et des informations sur l’industrie chez Wolters Kluwer Elm Solutions.
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Cette chronique reflète les opinions de l’auteur et pas nécessairement les vues de l’ABA Journal – ou de l’American Bar Association.